Cómo optimizar las propuestas comerciales y mejorar el ciclo de ventas en agencias digitales

El proceso de ventas en las agencias de desarrollo de WordPress, los especialistas en crecimiento y otras agencias digitales puede ser un desafío, y las propuestas comerciales juegan un rol fundamental en la decisión de un potencial cliente de trabajar con una agencia. Por eso, debemos optimizar las propuestas comerciales para minimizar incertidumbres y ayudar a los potenciales clientes a tomar decisiones informadas.

En White Canvas, nos dimos cuenta de que una propuesta comercial clara, detallada y personalizada no solo mejora los índices de conversión, sino que también establece una base sólida para la colaboración con nuestros clientes. Sin embargo, para adquirir este conocimiento, tuvimos que atravesar una curva de aprendizaje de la cual esperamos que otros puedan extraer lecciones.

Por eso, en este artículo compartimos cómo desarrollamos un sistema de plantillas y checklists que optimizó nuestra eficiencia al crear propuestas y aumentó la calidad y precisión de cada presentación, contribuyendo directamente a mejorar las tasas de conversión.

Por qué la Documentación Clara de las Propuestas Comerciales es Crucial

Como agencia, vivimos una experiencia de aprendizaje invaluable que nos hizo comprender la importancia de documentar adecuadamente las propuestas comerciales.

En una ocasión, estábamos en medio de una negociación con un cliente. Al redactar la propuesta comercial, no especificamos el número de bloques personalizados de WordPress que íbamos a desarrollar para su sitio web.

Esto creó un vacío en la comunicación, lo que llevó a un malentendido sobre el alcance real del proyecto. Como resultado, terminamos incluyendo más bloques de los que se habían planificado inicialmente en nuestras reuniones internas, lo que afectó negativamente los costos y el cronograma.

Nuestro error resalta la importancia de incluir detalles claros y específicos en las propuestas, incluyendo información técnica como el número de módulos a desarrollar, el alcance completo del proyecto, fechas límites claras y previsiones de costos honestas.

Esta experiencia nos motivó a mejorar nuestros procesos para redactar propuestas, de manera que cada propuesta refleje todo lo que implicarán nuestros proyectos de desarrollo.

Exploraremos los elementos más importantes para crear una propuesta comercial efectiva, bien estructurada y completa como agencia digital.

Crear Plantillas y Checklists al Redactar Propuestas Comerciales

El punto de inflexión para adoptar un enfoque estandarizado surgió cuando notamos que, al crear nuestras propuestas, dependíamos de la memoria para recordar los elementos clave que queríamos incluir.

Esta falta de estructura nos llevaba a omitir puntos importantes y cometer errores que afectaban la percepción del cliente sobre nuestras capacidades organizativas.

Para resolver este problema, desarrollamos una plantilla que actúa como guía para asegurar que cubramos todos los aspectos relevantes. No obstante, cada propuesta se mantiene 100% personalizada en función de las necesidades del cliente.

Sin embargo, para entender sus necesidades y crear una propuesta que las aborde, seguimos una serie de pasos. Veamos en qué consisten.

Componentes Esenciales de una Propuesta Efectiva

Nuestras propuestas están cuidadosamente estructuradas para asegurar que el cliente tenga una visión clara del alcance del proyecto, los tiempos y los costos. Así es como redactamos nuestras propuestas comerciales para los clientes.

Componente #1: Auditorías Preliminares

El primer paso para entender las necesidades de nuestro potencial cliente y comenzar a redactar la propuesta es realizar una auditoría preliminar del sitio del cliente para identificar problemas existentes y áreas de mejora.

Este proceso nos permite comenzar a crear una estrategia para el proyecto al mismo tiempo que ofrecemos un valor inmediato, independientemente de si el cliente decide trabajar con nosotros o no.

Con base en la auditoría, detallamos los pasos que probablemente seguiríamos para resolver esos problemas si el cliente decide trabajar con nosotros.

Estos son los elementos que consideramos al realizar estas auditorías.

SEO

Utilizamos herramientas como SemRush para analizar el estado actual del SEO del sitio. Estas herramientas nos ayudan a generar informes que destacan problemas comunes, como páginas sin meta descripciones, H1 duplicados o URLs mal indexadas.

Con estos hallazgos, brindamos a los clientes recomendaciones prácticas que pueden implementar de inmediato, incluso si no avanzan con el proyecto.

Rendimiento

Utilizamos Google Page Speed para evaluar la velocidad de carga y el rendimiento general del sitio. Identificamos problemas técnicos, como la optimización de imágenes, que podrían mejorar la experiencia del usuario y el posicionamiento del sitio.

Revisión de UX

Evaluamos la experiencia del usuario tanto en escritorio como en móvil, identificando posibles mejoras en la estructura de información, la jerarquía visual, la consistencia del diseño y la accesibilidad. Hacemos recomendaciones para mejorar la arquitectura de la información y la efectividad de los CTA (llamados a la acción).

Accesibilidad

Verificamos que el sitio cumpla con los estándares de accesibilidad mediante herramientas como WebAIM para asegurar que colores, fuentes y flujo de navegación sean apropiados para todos los usuarios.

Este análisis nos permite generar un diagnóstico sólido y ofrecer soluciones preliminares que agregan valor al cliente, incluso antes de formalizar una relación de trabajo.

Componente #2: Soluciones Potenciales para Problemas Detectados Durante la Auditoría

Después de realizar la auditoría preliminar, nos enfocamos en ofrecer soluciones prácticas a los problemas identificados durante la auditoría. Estas soluciones potenciales incluyen soluciones técnicas exhaustivas y lo que llamamos “quick wins”. 

Quick Wins

Identificamos mejoras simples que los clientes pueden implementar de inmediato. Un ejemplo típico es corregir problemas sencillos de SEO, como páginas con H1 duplicados o metas descripciones faltantes, que pueden resolverse rápidamente de manera manual, incluso si el cliente no tiene experiencia técnica.

Soluciones Técnicas

Para problemas más complejos, brindamos una visión general de cómo los abordaríamos. Esto podría incluir la optimización del rendimiento del sitio, mejorar la accesibilidad, desarrollar funcionalidades personalizadas, etc. Nuestro enfoque es siempre ofrecer valor tangible desde el primer contacto, asegurando que el cliente reciba información útil desde el inicio.

Componente #3: Requisitos Funcionales y Técnicos para el Proyecto

Uno de los puntos clave de nuestras propuestas es proporcionar una explicación clara y técnica de cómo resolveríamos los desafíos del proyecto. Es por eso que cada propuesta incluye una sección detallada titulada “Requisitos Funcionales y Técnicos”.

Aquí es donde explicamos las funcionalidades personalizadas que desarrollaremos, los plugins que vamos a integrar, cómo desarrollaremos un tema de WordPress personalizado para el cliente y cualquier otra característica que el cliente necesite.

Dado que cada proyecto es único, esta sección varía dependiendo del alcance de las necesidades del cliente. A continuación, se presentan algunos ejemplos de características comunes que los clientes a menudo necesitan.

Desarrollo de Bloques Personalizados

Detallamos cómo diseñaremos bloques modulares y reutilizables que el cliente puede aprovechar para crear páginas personalizadas dentro de su sitio. Estos bloques están adaptados a las necesidades del cliente, permitiéndoles flexibilidad en el diseño sin comprometer la calidad técnica.

Integraciones con Terceros

Si el proyecto requiere la integración de herramientas externas, esta sección explica cómo gestionaremos dichas integraciones (por ejemplo, CRM, sistemas de pago, plataformas de automatización).

SEO y Analíticas

También incluimos una sección detallando nuestra estrategia de SEO y analíticas web. Explicamos qué acciones realizaremos para mejorar el posicionamiento del sitio y cómo utilizaremos herramientas de medición para permitir al cliente seguir el rendimiento a lo largo del tiempo.

Componente #4: Casos de Estudio Relacionados

Para demostrar nuestra experiencia y capacidad de ejecución, incluimos un caso de estudio relevante en cada propuesta. Estos ejemplos permiten al cliente visualizar cómo hemos resuelto problemas similares en proyectos anteriores y generar confianza en nuestra habilidad para entregar resultados.

Los casos de estudio destacan nuestra experiencia técnica y muestran a los clientes cómo podríamos replicar ese éxito en sus propios proyectos.

Componente #5: El Alcance del Proyecto

Revisamos el sitio actual y definimos la cantidad de bloques necesarios para el rediseño, dejando espacio para la creatividad durante la etapa de diseño. Además, incluimos un límite máximo de bloques y una lista de las plantillas de página requeridas.

También mapeamos los posibles plugins, integraciones y funcionalidades personalizadas que creemos serán necesarias para que el sitio funcione como el cliente lo necesita.

Componente #6: Tiempos de Entrega y Hoja de Ruta del Proyecto

Creamos un cronograma visual que especifica la duración de cada etapa del proyecto, basándonos en el alcance previamente definido. Este cronograma le da al cliente una vista clara de cuándo se completarán las diversas fases.

Componente #7: Costos

Los costos se desglosan en una tabla clara basada en el alcance del proyecto, permitiendo al cliente entender exactamente dónde se están gastando los recursos.

Los Beneficios de un Proceso Estandarizado de Propuestas

Usar plantillas y checklists ha mejorado la rapidez con la que podemos optimizar las propuestas comerciales para nuestros clientes. Sin embargo, el beneficio más impactante ha sido la calidad y consistencia de las propuestas.

Cubrimos todos los puntos críticos en cada propuesta, evitando omisiones y asegurando que nuestros clientes reciban documentos bien estructurados y profesionales.

Este enfoque mejora la precisión y detalle de nuestras propuestas y asegura que cada cliente reciba un documento hecho a medida que responde a su contexto y objetivos específicos.

De esta manera, combinamos lo mejor de ambos mundos: la eficiencia de un proceso estructurado y la personalización que requiere cada cliente.

Este sistema también facilita la colaboración interdepartamental. Todos los equipos trabajan juntos en varias rondas de retroalimentación para validar el contenido, asegurando que todos los detalles, estimaciones de costos y tiempos de entrega sean precisos antes de enviar la propuesta final al cliente.

La Propuesta Comercial Optimizada Ha Mejorado Nuestro Proceso de Ventas

Nuestro proceso de ventas ha mejorado significativamente desde que implementamos un sistema de revisión interna, plantillas y checklists. Cada propuesta pasa por varias rondas de retroalimentación entre los distintos equipos, garantizando que todas las áreas involucradas hayan tenido la oportunidad de revisarla y aprobarla antes de enviarla al cliente.

Los resultados de esta optimización han sido claros: hemos recibido comentarios positivos de los potenciales clientes que aprecian el tiempo y esfuerzo dedicados a personalizar cada propuesta. Han apreciado especialmente el nivel de detalle y claridad en la documentación.

Todo esto ha conducido a un ciclo de ventas más ágil y a una tasa de éxito más alta al adquirir nuevos proyectos.

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