¿Cómo asumir más proyectos de desarrollo en WordPress sin comprometer la calidad?

Como agencia digital que ofrece servicios de WordPress, tu tarea es asumir la mayor cantidad de proyectos posible mientras mantenés la máxima calidad.

Esto es más fácil decirlo que hacerlo y requiere de muchos ajustes internos, pero te permitirá escalar y atraer más clientes.

En este artículo, vamos a explorar algunas estrategias para asumir más proyectos manteniendo la calidad alta en cada uno de ellos.

Puntos Clave

• El primer paso para tomar más proyectos es asegurarte de contar con el talento necesario para mantener la alta calidad de tu trabajo.
• Una posible estrategia para asumir más proyectos es buscar proyectos más pequeños que puedas finalizar en un mes o algo así. El presupuesto para cada uno será menor, pero te permitirá mantener el flujo de caja y mejorar tus procesos en cada proyecto.
• Aumentar la calidad y eficiencia de tu proyecto implica mejorar la comunicación con los clientes para evitar tareas innecesarias debido a malentendidos, gestionar mejor las horas facturadas y hacer mejoras técnicas que te ahorren tiempo.

7 Estrategias para Asumir Más Proyectos de WordPress

Estrategia #1: Asegurate de Tener el Talento para Ofrecer Servicios de Calidad

Toda agencia necesita miembros hábiles en el equipo para completar los proyectos, así que el primer paso en tu camino hacia más proyectos es asegurar el pool de talento que necesitás.

Aquí hay algunas cosas que deberías tener en cuenta para lograrlo.

Identificar tus Necesidades

Antes de ampliar tu carga de trabajo, debés identificar las habilidades específicas, roles y recursos necesarios para mantener un servicio de alta calidad.

El primer paso es analizar tus procesos existentes e identificar cuellos de botella. Ejemplos incluyen:

• Pasar demasiado tiempo programando características que podrían ser un plugin personalizado.
• La comunicación con los clientes lleva más tiempo que el desarrollo propiamente dicho.

Hay muchos más, pero la clave es identificarlos y saber adónde se va tu tiempo, eso te ayudará a señalar la experiencia y soporte necesarios para agilizar operaciones de cara al futuro.

Con esta información, determine si tu equipo necesita crecer contratando más desarrolladores, diseñadores, gestores de proyectos, analistas de calidad o creadores de contenido. 

Si necesitás nuevos miembros en el equipo, entonces tenés que crear una estrategia de contratación. ¿Contratarás en planta? ¿Trabajarás con freelancers por proyecto? ¿Necesitás asociarte a largo plazo con una agencia?

Respondé a todas estas preguntas según tus necesidades.

Evalúa la Experiencia y Conocimientos

Una vez que tomaste la decisión de contratar, el primer paso es asegurarte de que encajan bien en términos de habilidades técnicas. Aquí es donde entra en juego tu nicho específico, pero en la mayoría de los casos, querrás un desarrollador de WordPress que tenga:

• Amplio conocimiento en HTML, CSS, JavaScript y PHP.
• Varios años de experiencia con WordPress.
• Conocimientos medios o avanzados en Git.
• Conocimientos en React, SCSS y BEM.
• Opcionalmente, conocimiento en UX/UI, GraphQL, pruebas unitarias, patrones de diseño y contenedores Docker.
• Si sos una agencia de un país no anglófono, un nivel intermedio de inglés, como el nivel B1 o superior, es apreciado y a veces necesario.

Recordá que tus objetivos y técnicas específicas pueden dictar a quién contratás o si necesitás capacitarlos.

Por ejemplo, nos estuvimos enfocando en la funcionalidad del Editor de Sitios y bloques personalizados de Gutenberg durante los últimos años. No todos los desarrolladores están familiarizados con estas herramientas y técnicas de desarrollo, así que tenelo en cuenta al contratar y construir programas de capacitación.

Pero recordá siempre que hay espacio para el crecimiento en todo miembro del equipo dedicado que quiera darle una oportunidad sincera.

Recientemente, uno de nuestros desarrolladores pasó de llevar la mayoría de los proyectos y usar Git ocasionalmente en puestos anteriores a integrarse eficazmente en nuestro flujo de trabajo altamente estructurado.

Demuestra que los miembros del equipo pueden adaptarse a los requisitos técnicos de la agencia con suficiente esfuerzo y apoyo.

Evalúa Habilidades Blandas

Puede parecer extraño al principio, pero las habilidades blandas son uno de los factores más importantes que separan a los grandes desarrolladores de los promedio.

Si bien puede ser difícil determinar las habilidades blandas de un candidato a través de entrevistas, aquí hay algunas maneras de identificar las habilidades blandas de alguien:

• Pedile que explique un concepto técnico en términos simples. Un buen comunicador puede hacer que las ideas complejas sean comprensibles para quienes no tienen habilidades técnicas.
• Preguntale qué es lo que más le gusta de ser desarrollador.
• Preguntale si tiende a trabajar solo o en equipo y cuáles han sido sus experiencias al trabajar con otros.
• Evaluá su comunicación escrita revisando sus correos electrónicos, mensajes instantáneos, etc.
• Preguntale cómo explicaría retrasos o problemas del proyecto a un cliente no técnico.
• Preguntale sobre un proyecto difícil del pasado y cómo superó los obstáculos.
• Proporcionales un desafío hipotético (por ejemplo, un sitio web que carga lentamente) y pregúntale cómo lo diagnosticaría y resolvería.
• Preguntale cómo se mantiene actualizado con las tendencias de WordPress.
• Discutí cómo manejó un cambio repentino en un proyecto pasado, como un cambio de alcance o un nuevo requisito.

Estas preguntas pueden ayudarte a determinar si el candidato tiene las habilidades blandas para ser una buena combinación para tu equipo.

Estrategia #2: Asumí Proyectos Más Pequeños

Una vez que hayas establecido que tenés suficientes miembros hábiles en el equipo para asumir más proyectos, una de las estrategias que podrías seguir es aceptar una mayor cantidad de proyectos más pequeños.

Es cierto que tener menos proyectos grandes puede ser lucrativo, pero también pueden ser valiosos los proyectos más pequeños en mayor cantidad. Asumir proyectos más pequeños podría tener los siguientes beneficios:

• Mantener un flujo de caja constante.
• Darte la oportunidad de iterar sobre tus procesos en rápida sucesión.
• Construir una red más grande conectándote con más socios en el mismo período que tomaría un proyecto largo.
• Mantener las cargas de trabajo manejables.
• Diversificar tu oferta de servicios en proyectos altamente específicos y a pequeña escala.
• Ofrecer una oportunidad de menor riesgo para probar nuevos enfoques y dar a los miembros del equipo oportunidades para adaptarse a ellos.

Básicamente, los proyectos más pequeños te dan la oportunidad de ir directo al punto con emprendimientos que no son tan complicados y requieren menos revisiones. Menos revisiones significan una mayor probabilidad de que tu tarifa por hora se mantenga como se acordó con tu cliente en lugar de disminuir debido a tareas adicionales inesperadas.

El mayor desafío que presentan los proyectos más pequeños es que implican presupuestos menores. Este es un factor que debés considerar y equilibrar a lo largo del tiempo para ver si estos proyectos más numerosos y pequeños realmente valen la pena para tu equipo.

Estrategia #3: Mejora la Comunicación con tus Clientes

La comunicación redundante es una de las formas más comunes en que los proyectos pierden el rumbo y se alargan más de lo necesario.

En nuestra experiencia, las actualizaciones de progreso y los tickets son algunas de las fuentes más comunes de malentendidos y comunicaciones redundantes.

Tickets

Empecemos con los tickets. Usualmente, tenemos 2 tipos de tickets:

• Tickets “normales” o “regulares”. El cliente realiza una solicitud. En respuesta, estimamos las horas necesarias para hacerlo posible y enviamos la cotización al cliente para su aprobación.
• Tickets “especiales”. Estos tickets implican requisitos complejos donde el número de horas no es tan sencillo de estimar, así que primero solicitamos aprobación para investigación. Con base en el resultado de nuestra investigación, solicitamos la aprobación para las horas necesarias para cumplir con el pedido.

La clave es ser extremadamente honesto con estos aspectos con los clientes para que sean conscientes de los costos inesperados cuando las tareas son más complicadas de lo previsto.

Ser claro con ellos. Enviáles documentación que explique cómo funciona la relación comercial, incluidos los tickets, ya que son una de las formas más comunes de interactuar con los clientes. En estos documentos, especificar:

• Cómo enviar tickets.
• Cómo es tu flujo de trabajo diario y tus horarios.
• Cuánto tiempo solés tardar en reconocer y comenzar a trabajar en los tickets.
• Cómo contactarte durante emergencias.

Ser honesto y directo fomentará la confianza con tus clientes y te ahorrará mucho tiempo.

Actualizaciones de Progreso

Las actualizaciones de progreso son otra gran fuente de malentendidos porque son tan comunes. Nosotros resolvimos el problema de pasar demasiado tiempo enviando actualizaciones de progreso con un tablero de cliente.

Es un conjunto de documentos y puntos de datos interactivos que alojamos en Notion. Permite a los clientes saber siempre dónde se encuentra el proyecto en términos de progreso.

Algunos de los elementos incluidos en el tablero del cliente son:

• Una lista de tareas que nuestro equipo debe completar como parte de un sprint y el cronograma para cada una. Cada tarea se actualiza regularmente para que el cliente pueda ver qué está en progreso y qué sigue. Ejemplos de tareas incluyen crear el mapa del sitio, desarrollar bloques personalizados, migrar el sitio, y más.
• Qué páginas están listas para que el cliente comience a crear contenido y cuáles aún están en progreso.
• Un listado de acciones que el cliente debe completar para que el proyecto avance sin problemas. Estas tareas incluyen proporcionar contenido necesario, aprobar ciertos hitos del proyecto, responder consultas técnicas, etc.
• Enlaces rápidos. Esta sección le da al cliente acceso rápido a recursos clave del proyecto que pueda necesitar consultar con frecuencia. Esta sección incluye enlaces a documentación, diseños de Figma, y más.
• Un registro de las reuniones con el cliente, con un resumen de lo que se discutió en cada una.
• Una sección donde el cliente puede dejar comentarios en tiempo real.
• WordPress 101. Una sección con una colección de recursos útiles que facilitan la navegación y el uso del backend de WordPress. Los clientes pueden acceder a tutoriales, guías, y videos que cubren lo que necesitan saber para usar WordPress de manera efectiva.

Usar un tablero de cliente ha sido invaluable para ahorrarnos tiempo. Es un punto de acceso único para todo lo que el cliente necesita para mantenerse al tanto del progreso. Esencialmente, simplifica la comunicación y evita intercambios innecesarios e incesantes y reuniones.

Estrategia #4: Gestionar las Horas Apropiadamente

Las horas facturadas mal gestionadas son otra gran fuente de ineficiencias que te impiden completar los proyectos y pasar al siguiente.

Uno de los principales problemas aquí es lo que mencionamos en la sección acerca de los tickets: algunas tareas de desarrollo o mantenimiento de WordPress son sencillas y no requieren investigación preliminar.

Sin embargo, otras son más complejas y requieren investigación preliminar para determinar los posibles problemas y soluciones, y cuánto tiempo tomarían realizar.

Como mencionamos anteriormente, la clave aquí es la comunicación. Sé claro con los clientes sobre la complejidad de cada tarea. Desarrollá un método para anticipar cuántas horas llevan las tareas y comunicá de manera transparente los costos asociados a tus clientes.

Adicionalmente, acostumbrate a pedir aprobación para las horas de investigación facturadas en tareas complicadas. Luego, obtené aprobación para las horas estimadas necesarias para completar la tarea.

Enfocate en:

• Por qué la tarea es compleja.
• Qué acciones tomarás durante la fase de investigación.
• Qué esperás aprender de la investigación.
• Si es probable que se identifique una solución definitiva dentro de esas horas iniciales.

También, tu equipo debería realizar una reunión interna de retrospección al final de cada proyecto. Esta reunión debería permitir a tu equipo reflexionar sobre lo que salió bien, identificar áreas de mejora, recopilar opiniones de los miembros del equipo y crear pasos accionables basados en esta información.

El objetivo es evitar problemas de comunicación que puedan resultar en horas no facturables utilizadas para tareas que los clientes no han aprobado explícitamente, ya que en última instancia afecta tanto la rentabilidad de tu agencia como la percepción de valor del cliente.

Estrategia #5: Limitar Cuántas Revisiones Realizás Durante los Proyectos

Revisar tu trabajo es parte de los proyectos de WordPress. Ya sea porque un desarrollador dejó un error, un diseñador no alineó los elementos como se esperaba, el cliente malinterpretó el alcance de una tarea y ahora quiere rehacerla, o cualquier otra cosa, habrá necesidad de algunas revisiones.

Sin embargo, demasiadas revisiones pueden reducir la rentabilidad de tus proyectos. Una de las claves principales para evitar esto es la buena comunicación (nuevamente).

Ser claro sobre el alcance de tus tareas y del proyecto en su conjunto. Hacelo por escrito en el contrato que firmás con tu cliente y adherite a los términos del contrato.

De esta manera, si el cliente quiere revisar y modificar una característica que desarrollaste tal como se establece en el contrato, podés decirle que requeriría un nuevo acuerdo para esta revisión específica.

Sin embargo, también necesitás asumir responsabilidad si hacés algo diferente a lo que el cliente acordó. En ese caso, deberás rehacer el trabajo sin horas facturables adicionales, como cuando el cliente descubre un error dentro de la ventana de garantía posterior al proyecto.

Esto reduce la rentabilidad y resalta por qué los términos claros para las revisiones son necesarios.

Dos estrategias a considerar aquí son limitar las revisiones y aumentar ligeramente tus tarifas para cubrir cualquier hora no pagada. Sobre todo, asegurate de que vos y tu cliente estén alineados sobre lo que hace cada tarea para que haya poca necesidad de revisiones.

Estrategia #6: Hacer Mejoras Técnicas que Reduzcan Errores y Tiempo Dedicado a Solucionarlos

Esto es altamente específico para tu agencia y los métodos que usás. Por ejemplo, si te enfocás en construir sitios con plugins sin código como Elementor, tus ajustes serán diferentes a los de una agencia que usa la funcionalidad del Editor de Sitios y código personalizado.

Aquí hay 2 mejoras que hemos hecho recientemente que han mejorado enormemente nuestra capacidad para terminar proyectos y pasar al siguiente:

• Desarrollar linters que se ejecutan automáticamente en nuestras pipelinas de integración continua/entrega continua (CI/CD) para mejorar la calidad de nuestro código.
• Automatizar comandos de Composer y npm para resolver algunos de los problemas encontrados por los linters.

Estas medidas previenen, por ejemplo, que páginas web se caigan porque se está llamando una variable que no está correctamente definida, lo que obliga a los desarrolladores a dedicar tiempo a solucionar un problema evitable.

Las medidas específicas que tomes dependen en gran medida de tu flujo de trabajo.

Estrategia #7: Externalizar Tareas de Desarrollo de WordPress a una Agencia Externa

Finalmente, si el servicio principal que ofrece tu agencia no es el desarrollo web, es posible que descubras que externalizar tus tareas relacionadas con WordPress es la opción más viable para vos.

Al externalizar tus proyectos de WordPress, delegás las tareas técnicas a un equipo de diseñadores, analistas de calidad, gestores de proyectos y desarrolladores experimentados que saben cómo completar proyectos.

Esto ahorra todo el tiempo y recursos necesarios para armar un equipo interno que realmente no vas a utilizar durante la mayor parte del año. Con el tiempo, te permitirá asumir más proyectos.

Comenzá a Asumir Más Proyectos de WordPress

Asumir más proyectos y escalar tu agencia es importante para hacerlo crecer y aumentar los ingresos, pero no es un proceso simple. Se necesita un esfuerzo serio para asegurar el talento y hacer todos los procesos más eficientes.

Esperamos que, con las estrategias exploradas aquí, puedas lograrlo de aquí en adelante.

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Podés también leer nuestro blog y recursos para desarrolladores para más información sobre WordPress.