Cómo gestionar los retrasos en la aprobación del cliente en proyectos de desarrollo en WordPress

Las demoras en la aprobación de los clientes son comunes en los proyectos de desarrollo en WordPress, especialmente en los grandes y complejos que involucran múltiples partes interesadas.

Estas demoras pueden afectar el cronograma del proyecto y las fechas de entrega, pero con las estrategias adecuadas, es posible seguir avanzando y mantener la calidad del trabajo.

Este artículo explorará cómo maximizar la productividad durante los períodos de espera, optimizar la comunicación y aplicar soluciones técnicas que aseguren que el equipo cumpla con los plazos.

Las Demoras en la Aprobación o Retroalimentación del Cliente Son un Desafío Común en la Gestión de Proyectos de WordPress

Uno de los desafíos más comunes en la gestión de proyectos es la demora en la retroalimentación o aprobación del cliente. Las demoras más habituales tienden a ocurrir en dos etapas clave:

• La etapa de diseño web es cuando el cliente revisa los entregables antes de pasar a la etapa de desarrollo. El tiempo de demora puede aumentar cuando múltiples personas revisan los diseños, lo que dificulta obtener una retroalimentación consolidada.
• La etapa de desarrollo web. Después de entregar el sitio para su revisión, los clientes a menudo necesitan tiempo para revisar cada página y hacer anotaciones sobre ajustes o cambios requeridos. Este proceso también puede generar demoras significativas.

En algunos de nuestros proyectos, tuvimos que posponer fechas de lanzamiento debido a la falta de retroalimentación del cliente, ya sea porque estaban ocupados con otras prioridades o porque necesitaban más tiempo para revisar los entregables.

En estas situaciones, siempre intentamos acordar una fecha límite para la retroalimentación con el cliente, seguida de recordatorios, para asegurar que las revisiones se realicen dentro de los plazos acordados.

Enfocarse en Maximizar la Productividad Durante los Tiempos Muertos

Los tiempos muertos debido a demoras en la retroalimentación o aprobación son a veces inevitables, por lo que es importante encontrar formas de avanzar en el proyecto durante estos períodos.

Si bien ciertas etapas del proyecto dependen de la aprobación del cliente, hay otras en las que los equipos pueden avanzar incluso mientras esperan la aprobación del cliente.

A continuación, algunos ejemplos de estrategias que utilizamos para maximizar la productividad durante los tiempos muertos:

• Remediar varios elementos del proyecto. Durante los tiempos muertos, el equipo puede enfocarse en los detalles finales de otros aspectos del proyecto. Por ejemplo, nuestro equipo usualmente aprovecha estos momentos para refinar los bloques personalizados de WordPress que utilizamos para construir los sitios de nuestros clientes.
• Revisar el sitio como está actualmente. Realizar revisiones exhaustivas previas al lanzamiento para dejar todo listo para cuando se reciba la retroalimentación del cliente.
• Documentar detalles técnicos. Completar la documentación del proyecto es una tarea importante en la que los equipos pueden enfocarse durante los tiempos muertos. Puede incluir la creación de guías para el cliente (tutoriales de WordPress, etc.), flujos de trabajo en GitLab y videos demostrativos para facilitar la entrada de datos para el cliente.
• Priorizar tareas que no requieran aprobación del cliente. Todos nuestros proyectos utilizan una línea de tiempo que nos permite identificar rápidamente las tareas que no dependen de la aprobación del cliente, permitiéndonos priorizarlas y avanzar en paralelo sin perder tiempo.

Tareas de Optimización de Rendimiento y Accesibilidad Que No Requieren Aprobación del Cliente

Queremos enfatizar estas tareas porque suelen ser una de las formas más eficientes de utilizar los tiempos muertos.

Optimizar el rendimiento y las velocidades de carga mejora objetivamente el despliegue final del sitio y no requiere la aprobación del cliente. Esto incluye tareas como hacer más ligeras las imágenes, implementar soluciones de caché y ajustar funciones personalizadas para que el sitio funcione más eficientemente.

También realizamos pruebas de funcionalidad y accesibilidad para mejorar la experiencia del usuario.

¿Cómo Comunicarse Con los Clientes Cuando Hay Una Demora?

La comunicación clara y consistente es fundamental cuando hay una demora, por lo que es importante mantener al cliente informado sobre el estado del proyecto y las consecuencias de las demoras.

Cuando notamos que hay una demora, nos comunicamos de inmediato con el cliente para explicar las razones detrás del retraso y cómo afectará al cronograma. También incluimos las estrategias que emplearemos para adaptarnos a los cambios provocados por la demora, incluyendo la sugerencia de un nuevo plazo realista.

Al comunicar estas noticias, siempre mantenemos un tono amigable, mostrando empatía y asegurándole al cliente que entendemos la importancia del proyecto.

Dependiendo de los plazos y las consecuencias de la demora, podemos comunicar estas noticias a través de Slack (mediante canales dedicados al proyecto), Google Meet para reuniones extendidas cuando sea necesario, o Notion como un tablero central donde el cliente puede ver el estado en tiempo real de cada etapa del proyecto.

¿Cómo Acelerar las Aprobaciones del Cliente y Enfrentar Menos Demoras en Proyectos de Desarrollo en WordPress?

Si bien algunas demoras son inevitables, hay mucho que podemos hacer como gestores de proyectos y agencias para facilitar y acelerar el proceso de aprobación para los clientes. Algunas de las estrategias que utilizamos incluyen:

• Dividir el proyecto en hitos más pequeños. Esto facilita a los clientes revisar y aprobar en partes manejables sin sentirse abrumados.
• Proveer entregables intermedios. Ejemplos incluyen diseños preliminares, que ayudan a obtener retroalimentación temprana que previene demoras posteriores.
• Ofrecer opciones claras para el cliente. Como elegir entre dos alternativas de diseño.
• Establecer fechas límite para las aprobaciones. Ayuda a mantener el proyecto en curso.

Un Ejemplo de Cómo Maximizar la Productividad Durante Demoras en la Aprobación del Cliente

Uno de nuestros proyectos recientes proporciona un ejemplo concreto de cómo los equipos de desarrollo en WordPress pueden gestionar las demoras en la aprobación del cliente.

Ya habíamos completado el desarrollo de todos los bloques personalizados que utilizaría el sitio, excepto uno que aún estaba esperando la aprobación del cliente. En lugar de quedarnos estancados, decidimos adelantar la etapa de migración para ahorrar tiempo y acelerar el proceso cuando llegara el momento.

Este enfoque significó que el proyecto estaba listo para avanzar rápidamente a la siguiente fase una vez que se aprobara el bloque pendiente.

Esta experiencia nos enseñó varias lecciones importantes sobre cómo gestionar las demoras en la aprobación del cliente:

• Mapear tareas no dependientes del cliente en la línea de tiempo de tu proyecto para siempre saber cómo maximizar la productividad durante los tiempos muertos.
• Proveer entregables intermedios para obtener retroalimentación temprana y evitar rehacer grandes partes del proyecto.
• Tener reuniones cortas y regulares con los clientes para identificar posibles obstáculos antes de que causen demoras.
• Establecer fechas límite para la retroalimentación, ya que asegura un compromiso del cliente para mantener el proyecto en curso.

Aprender a Gestionar las Demoras en la Aprobación del Cliente Mejorará Tus Proyectos en WordPress

Las demoras en la aprobación del cliente son inevitables en muchos proyectos, pero con las estrategias adecuadas, es posible gestionarlas sin afectar los plazos ni la calidad del trabajo.

Hemos aprendido que maximizar la productividad durante los tiempos muertos, mejorar la comunicación y aprovechar los hitos no dependientes de los clientes son las claves para avanzar sin problemas durante las demoras.

Además, encontrar maneras de implementar hitos más pequeños y entregables intermedios ayuda a mantener al cliente comprometido y mejora el flujo de aprobación.

Aplicar todas estas estrategias ayudará a tu equipo a navegar suavemente las demoras en la aprobación del cliente y estar preparado para impulsar el proyecto rápidamente una vez que llegue la aprobación.

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