Gestionar las horas en los proyectos de mantenimiento de WordPress puede volverse un desafío, especialmente cuando se trata de tareas que implican investigación preliminar o resolución de problemas.
Este artículo se basa en nuestra experiencia trabajando con Leerink Partners, uno de los bancos de inversión en salud más importantes, para resaltar la importancia de una comunicación transparente y la gestión proactiva de las horas al brindar mantenimiento a sitios de WordPress.
Al obtener la aprobación previa de las horas dedicadas a la investigación y establecer expectativas claras con el cliente, logramos fomentar relaciones más sólidas y ofrecer resultados de proyectos más eficientes y de alta calidad.
Puntos Clave
- Algunas tareas de mantenimiento de WordPress son sencillas y no requieren investigación preliminar.
- Otras tareas de mantenimiento son más complejas y requieren investigación preliminar para identificar posibles problemas y soluciones.
- Es esencial comunicar a los clientes la complejidad de cada tarea y recibir aprobación para las horas de investigación cuando sea necesario. Esta transparencia mejora la relación cliente-agencia y ayuda a los clientes a tomar decisiones más informadas.
El Desafío: Gestionar el Tiempo de Investigación No Facturable en Proyectos de Mantenimiento WordPress
En los proyectos de mantenimiento, no todas las tareas son simples. Algunos problemas requieren una investigación profunda o investigación antes de que podamos estimar con precisión el esfuerzo necesario para resolverlos.
Por ejemplo, la resolución de problemas de caché y servidores a menudo implica indagar en múltiples áreas de un sitio de WordPress para identificar causas y soluciones potenciales.
De manera similar, al incorporar nuevos plugins para mejorar la funcionalidad, es necesario investigar sobre sus características, procedimientos de instalación, precios y la reputación y fiabilidad del plugin como solución a largo plazo.
Cuando estos pasos iniciales necesarios no se comunican claramente, puede llevar a malentendidos.
La falta de comunicación puede resultar en horas no facturables utilizadas para tareas que los clientes no han aprobado explícitamente, afectando tanto la rentabilidad de la agencia como la percepción de valor del cliente.
Además, el cliente podría sentirse desconectado del proceso si no tiene claro cómo se están utilizando sus horas.
La Solución: Aprobación Previa de Horas de Investigación
En respuesta a este desafío, que surgía a menudo en varios proyectos, establecimos un protocolo claro para estimar el tiempo dedicado a diversas tareas.
El proceso era sencillo para tareas estándar como crear un nuevo bloque personalizado de WordPress o actualizar plugins: proporcionábamos una estimación previa y obteníamos la aprobación del cliente antes de proceder.
Sin embargo, adoptamos un enfoque diferente para las tareas complejas que requerían investigación. En estos casos, explicamos claramente la complejidad al cliente y detallamos cuántas horas creíamos necesarias para llevar a cabo la investigación, identificar la causa raíz del problema y proponer soluciones.
Esta comunicación adelantada brindó a clientes como Leerink Partners una visión clara de cómo se utilizaban nuestras horas facturables y les permitió tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos.
La clave del éxito aquí estaba en comunicar:
- Por qué la tarea es compleja.
- Qué acciones tomaríamos durante la fase de investigación.
- Qué esperábamos aprender de nuestra investigación.
- Si era probable o no identificar una solución definitiva dentro de esas horas iniciales.
Este enfoque garantizó transparencia total para clientes como Leerink Partners, asegurando que entendieran cómo se utilizaban sus presupuestos y qué esperar de nuestras inversiones de tiempo.
Impacto en las Relaciones con los Clientes
La comunicación transparente fortaleció nuestras relaciones con los clientes de manera significativa. Con Leerink Partners, el diálogo abierto nos permitió evitar situaciones potencialmente incómodas en las que necesitaríamos solicitar aprobación posterior para horas ya dedicadas a investigación.
Al involucrar al cliente temprano en el proceso de toma de decisiones, fomentamos la confianza y aseguramos que tuvieran el control de cómo se asignaban sus recursos.
Por ejemplo, hubo ocasiones en las que Leerink Partners decidió que ciertos problemas no valían la inversión adicional en investigación y optaron por enfocar tiempo y presupuesto en otras áreas prioritarias.
Al delinear claramente los desafíos y costos, les dimos el poder de tomar mejores decisiones, lo que a su vez mejoró la dinámica cliente-agencia en general.
Lecciones para Líderes de Proyectos al Gestionar Horas en Proyectos de Mantenimiento WordPress
Para las agencias que luchan con la asignación de tiempo en proyectos de mantenimiento, nuestra experiencia nos dice que algunas prácticas clave pueden asegurar que las horas de investigación se gestionen de manera eficiente y justa:
- La transparencia es fundamental. Sé abierto con los clientes sobre la complejidad de ciertas tareas y cuánto tiempo esperás gastar en investigación. Al presentar esto como un proceso colaborativo donde el cliente tiene control, construís confianza.
- Comunicación interna clara. Es igual de importante asegurar que tu equipo interno esté alineado en el enfoque para administrar las horas. En White Canvas, mantenemos informado a nuestro equipo sobre las discusiones con los clientes para que todos sepan cómo usamos nuestras horas y las expectativas del cliente.
- Estimaciones basadas en datos. Usá experiencias pasadas para guiar tus estimaciones. Utilizando datos de proyectos anteriores, podemos proporcionar proyecciones más precisas del tiempo requerido para la investigación, reduciendo sorpresas y aumentando la eficiencia.
Caso de Estudio: Leerink Partners
El proyecto con Leerink Partners es un excelente ejemplo de cómo implementamos estas estrategias en tiempo real. Durante el proyecto de mantenimiento, enfrentamos varios problemas que requerían una investigación profunda, incluyendo configuraciones de servidor y la integración de plugins adicionales de WordPress.
Estas tareas no eran sencillas, y sabíamos desde el comienzo que requerirían cierta investigación antes de poder estimar el esfuerzo final involucrado.
Al comunicar claramente estas complejidades al inicio y asegurar la aprobación de las horas de investigación, realizamos investigaciones exhaustivas sobre cada problema, presentamos nuestros hallazgos y colaboramos con el cliente para decidir el mejor camino a seguir.
El cliente valoró nuestra transparencia, lo que les permitió tomar decisiones que equilibraran sus limitaciones presupuestarias con su deseo de soluciones de alta calidad.
Resultados y Conclusiones
Este enfoque de comunicación transparente desde el principio mejoró la satisfacción del cliente y fortaleció la dinámica interna del equipo al gestionar las horas en proyectos de mantenimiento de WordPress.
Al fomentar la comunicación y colaboración abiertas, aseguramos que todos en nuestro equipo y del lado del cliente estuvieran en la misma página.
Para Leerink Partners, esto significó lograr resultados más eficientes y efectivos en las características y rendimiento de su sitio web. Para White Canvas, significó ofrecer soluciones de alta calidad mientras manteníamos una relación sana y de confianza con el cliente.
No te pierdas nada, desde nuevas herramientas hasta consejos y mejores prácticas.
La lección clave para líderes de proyectos y agencias es que la transparencia en la gestión de horas, especialmente cuando está involucrada la investigación, puede transformar una situación potencialmente conflictiva en una oportunidad de colaboración y construcción de confianza.
Al ofrecer a los clientes plena visibilidad sobre cómo se están utilizando sus recursos, los empoderás para tomar mejores decisiones y crear una asociación basada en el respeto mutuo y la comunicación clara.
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