Gestionando Horas en Proyectos de Mantenimiento de WordPress: Transparencia y Comunicación con Leerink Partners

Gestionar las horas en proyectos de mantenimiento de WordPress se puede poner complicado, especialmente cuando hay que lidiar con tareas que implican una investigación previa o resolución de problemas.

Este post se basa en nuestra experiencia trabajando con Leerink Partners, uno de los bancos de inversión en salud más importantes, para resaltar la importancia de una comunicación transparente y una gestión proactiva de las horas al brindar mantenimiento a sitios de WordPress.

Al obtener la aprobación anticipada para las horas dedicadas a la investigación y establecer expectativas claras con los clientes, logramos fortalecer las relaciones con ellos y ofrecer resultados de proyectos más eficientes y de alta calidad.

Conclusiones Clave

• Algunas tareas de mantenimiento de WordPress son sencillas y no requieren investigación previa.
• Otras tareas de mantenimiento son más complejas y necesitan una investigación previa para identificar los posibles problemas y soluciones.
• Es esencial comunicarse con los clientes sobre la complejidad de cada tarea y recibir aprobación para las horas de investigación cuando sea necesario. Esta transparencia mejora la relación entre el cliente y la agencia y ayuda a los clientes a tomar decisiones más informadas. 

El Desafío: Gestionar el Tiempo de Investigación No Facturable en Proyectos de Mantenimiento de WordPress

En los proyectos de mantenimiento, no todas las tareas son sencillas. Algunos problemas requieren una investigación profunda o un análisis antes de que podamos estimar con precisión el esfuerzo necesario para resolverlos.

Por ejemplo, resolver problemas de caché y del servidor a menudo implicó meterse en varias áreas de un sitio de WordPress para identificar las causas y posibles soluciones.

De manera similar, al incorporar nuevos plugins para mejorar la funcionalidad, se necesitó investigar características, procedimientos de instalación, precios y la reputación y fiabilidad del plugin como solución a largo plazo.

Cuando estos pasos iniciales necesarios no se comunicaron claramente, generó malentendidos.

La falta de comunicación pudo resultar en horas no facturables usadas para tareas que los clientes no aprobaron explícitamente, afectando en última instancia tanto la rentabilidad de la agencia como la percepción de valor del cliente.

Además, el cliente pudo sentirse desconectado del proceso si no estaba claro cómo se estaban utilizando sus horas.

La Solución: Aprobación Previa para Horas de Investigación

En respuesta a este desafío, que surgió a menudo en varios proyectos, establecimos un protocolo claro para estimar el tiempo para diversas tareas.

El proceso fue simple para tareas estándar como crear un nuevo bloque personalizado de WordPress o actualizar plugins: proporcionamos una estimación previa y obtuvimos la aprobación del cliente antes de continuar.

Sin embargo, adoptamos un enfoque diferente para tareas complejas que requerían investigación. En estos casos, explicamos claramente la complejidad al cliente y detallamos cuántas horas creíamos que serían necesarias para realizar la investigación, identificar la causa raíz del problema y proponer soluciones.

Esta comunicación previa le dio a clientes como Leerink Partners una visibilidad clara sobre cómo se usaron nuestras horas facturables y les permitió tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos.

La clave del éxito aquí estuvo en la comunicación:

• Por qué la tarea era compleja.
• Qué acciones íbamos a tomar durante la fase de investigación.
• Qué esperábamos aprender de nuestra investigación.
• Si era probable o no identificar una solución definitiva en esas primeras horas.

Este enfoque garantizó total transparencia para clientes como Leerink Partners, asegurando que entendieran cómo se usaron sus presupuestos y qué esperar de nuestras inversiones de tiempo.

Impacto en las Relaciones con los Clientes

La comunicación transparente fortaleció nuestras relaciones con los clientes de manera significativa. Con Leerink Partners, el diálogo abierto nos permitió evitar situaciones incómodas en las que tendríamos que solicitar una aprobación posterior por horas ya gastadas en investigación.

Al involucrar al cliente desde el principio en el proceso de toma de decisiones, fomentamos la confianza y aseguramos que ellos tuvieran el control sobre cómo se estaban asignando sus recursos.

Por ejemplo, hubo ocasiones en las que Leerink Partners decidió que ciertos temas no valían la pena seguir investigando y optó por enfocar tiempo y presupuesto en otras áreas de alta prioridad.

Al describir claramente los desafíos y costos, les dimos las herramientas para tomar decisiones mejores y más informadas, lo que a su vez mejoró la dinámica entre cliente y agencia.

Lecciones para Líderes de Proyectos al Gestionar Horas para Proyectos de Mantenimiento en WordPress

Para las agencias que luchan con la asignación de tiempo en proyectos de mantenimiento, nuestra experiencia nos dice que algunas prácticas clave pueden asegurar que las horas de investigación se gestionen de manera eficiente y justa:

• La transparencia es clave. Sé honesto con los clientes sobre la complejidad de ciertas tareas y cuánto tiempo esperas dedicar a la investigación. Al presentar esto como un proceso colaborativo donde el cliente tiene el control, construyes confianza.
• Comunicación interna clara. También es igual de importante asegurarte de que tu equipo interno esté alineado sobre la forma de gestionar las horas. En White Canvas, mantenemos a nuestro equipo informado sobre las discusiones con los clientes para que todos sepan cómo usamos nuestras horas y cuáles son las expectativas del cliente.
• Estimaciones basadas en datos. Utiliza experiencias pasadas para guiar tus estimaciones. Al usar datos de proyectos anteriores, podemos ofrecer proyecciones más precisas del tiempo requerido para la investigación, reduciendo sorpresas y aumentando la eficiencia.

Estudio de Caso: Leerink Partners

El proyecto de Leerink Partners es un excelente ejemplo de cómo implementamos estas estrategias en tiempo real. Durante el proyecto de mantenimiento, nos enfrentamos a varios problemas que requerían una profunda investigación, incluyendo configuraciones de servidor y la integración de plugins adicionales de WordPress.

Estas tareas no fueron sencillas, y supimos desde el principio que requerirían algo de investigación antes de poder estimar el esfuerzo final involucrado.

Al comunicar claramente estas complejidades desde el principio y asegurar la aprobación de las horas de investigación, realizamos investigaciones exhaustivas sobre cada problema, presentamos nuestros hallazgos y colaboramos con el cliente para decidir el mejor camino a seguir.

El cliente valoró nuestra transparencia, lo que les permitió tomar decisiones que equilibraron sus limitaciones presupuestarias con su deseo de soluciones de alta calidad.

Resultados y Lecciones Aprendidas

Este enfoque de comunicación transparente desde el principio mejoró la satisfacción del cliente y fortaleció la dinámica interna del equipo al gestionar horas para proyectos de mantenimiento de WordPress.

Al fomentar la comunicación abierta y la colaboración, nos aseguramos de que todos en nuestro equipo y del lado del cliente estuvieran en la misma sintonía.

Para Leerink Partners, esto significó lograr resultados más eficientes y efectivos en las características y el rendimiento de su sitio web. Para White Canvas, significó entregar soluciones de alta calidad mientras manteníamos una relación saludable y basada en la confianza con el cliente.

La lección clave para los líderes de proyectos y agencias es que la transparencia en la gestión de horas, especialmente cuando se involucra investigación, puede transformar una situación potencialmente conflictiva en una oportunidad de colaboración que construya confianza.

Al ofrecer a los clientes una visibilidad total sobre cómo se están utilizando sus recursos, los empoderas para tomar mejores decisiones y crear una asociación basada en el respeto mutuo y la comunicación clara.

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